Outlook.com ist ein kostenloser E-Mail-Dienst von Microsoft. Er wird von fast jedem zehnten Deutsche verwendet (Statista, kostenpflichtig) – die Zahl der Konten liegt aber weit höher: Seit Outlook.com die Live-ID ablöste, verfügen viele Windows-Nutzer über einen Account, oft, ohne dies zu wissen (s.a. Microsoft-Hilfe). Der Dienst wurde 2012 eingeführt und ersetzt mittlerweile Microsoft Hotmail.
Lobenswert: Microsoft hat den Todesfall von Nutzern bedacht. Unter dem Stichwort “Nächster Angehöriger“-Prozess stellt der Dienst alle wichtigen Informationen bereit. Wir geben in diesem Artikel einen Überblick über die wichtigsten Schritte. Generelle Tipps zur Datenrettung und zu weiteren Mailanbietern wie Web.de oder GMX finden sie in unserer Kategorie Praxistipps.
Anmerkung: Stand 12/2016: Die entsprechende Hilfeseite ist nicht mehr zu finden. Der Prozess wird momentan offenbar überarbeitet und könnte nicht mehr gültig sein. Hier finden Sie die letzten bekannten Informationen über den „Nächster Angehöriger“-Prozess.
Auf das Outlook.com-Postfach zugreifen
Inhalt
Prinzipiell kann man bei Outlook.com als Angehöriger Einsicht in alle Kontodaten des handlungsunfähigen oder verstorbenen Kontoinhabers erhalten. Dies umfasst den Text und die Anhänge von E-Mails, Adressbücher und Kontaktlisten. Angehörige erhalten keinen direkten Zugang zum Konto, sondern bekommen diese Daten auf einer DVD zugesandt. Alternativ kann man sich entscheiden, das Konto sofort schließen zu lassen.
Achtung: Wenn es sich bei der Outlook.com-Adresse um das hauptsächlich genutzte E-Mail-Konto des Verstorbenen handelte, sollten Sie diesen Schritt überdenken! Denn das E-Mail-Postfach ist ein wichtiger Ausgangspunkt für die Recherche zum digitalen Nachlass. Außerdem ist zu beachten: Microsoft löscht inaktive Konten nach 365 Tagen. Hierdurch können wichtige Informationen und auch wertvolle Erinnerungen verloren gehen.
Zugriffsprozess: Ein umfangreicher bürokratischer Aufwand
Um den Zugriff auf die Kontoinhalte oder die Schließung des Postfachs zu beantragen, muss man einige Dokumente bei Microsoft einreichen. Zu diesen Dokumenten gibt Microsoft folgende Empfehlung: “Es wird empfohlen, sämtliche Dokumente auf Englisch einzureichen. Alle Dokumente, die im Original nicht auf Englisch vorliegen, sollten von einem beglaubigten Übersetzungsdienst übersetzt werden. Sollten Sie jedoch nicht in der Lage sein, die Unterlagen in einer beglaubigten Übersetzung bereitzustellen, können wir für einige Sprachen möglicherweise eine Übersetzungshilfe anbieten.“
Microsoft führt auf, welche Dokumente man einreichen muss, zum Beispiel die amtliche Sterbeurkunde des Kontoinhabers.
Achtung: Bei Papierdokumenten sollten immer nur die Kopien und nie die Originale verschickt werden!
Man kann selbst entscheiden, auf welche Weise man die Dokumente an Microsoft übermittelt. Entweder gescannt per E-Mail an msrecord@microsoft.com, als Fax an (425) 708-7851 oder per Post an “Next of kin, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052”. Die Bearbeitungsdauer beträgt nach Auskunft von Microsoft nur wenige Werktage, ausgenommen aber Wochenenden und wichtige Feiertage in den USA.
Diese Dokumente sollten jeweils mit dem Hinweis ergänzt werden, ob eine Daten-DVD und/oder die Löschung des E-Mail-Postfachs gewünscht ist.
Selbst einloggen
Outlook.com gibt an, dass man den Nächster-Angehöriger-Prozess nicht durchlaufen muss, wenn einem die Zugangsdaten des verstorbenen oder handlungsunfähigen Angehörigen vorliegen. In diesem Fall kann man sich einloggen und hat bereits Zugriff auf alle Daten, die Microsoft einem ansonsten zur Verfügung stellen würde.
Anmerkung: Beachten Sie hierzu die Bedenken, die beim Login in fremde Dienste bestehen. Aufgrund von §202a StGB könnte es sich beim Login in ein fremdes Konto um die Verletzung der höchstpersönlichen Schutzzone des Verstorbenen oder der Datenschutzrechte seiner Kommunikationspartner handeln. Dies wird allerdings momentan z.B. vom Netzwerk Datenschutzexpertise eher bezweifelt. Der Deutsche Anwalt Verein hat eine Klarstellung angeregt.
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