Praxistipps für die digitale Vorsorge in Unternehmen: Wenn ein Mitarbeiter stirbt

Wie Unternehmen für den Verlust eines Mitarbeiters vorsorgen können, füllt ganze Fachbücher. Die Gründe für den Ausfall sind vielfältig: Von Schwangerschaft bis zur Krankheit, vom Wechsel zur Konkurrenz bis zum Tod des Kollegen. Häufig stehen gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen keine Systemadministratoren, Personalabteilungen und Software-Infrastrukturen zur Verfügung, um dem Problem zu begegnen. Wir haben daher vier Praxistipps zusammengestellt, wie die Vorsorge vieler Unternehmen schnell auf solidere Füße gestellt werden kann.

1. Bestandsaufnahme

Wie beim digitalen Nachlass im Privatleben (LINK), gilt es auch für Unternehmen, zunächst alle wichtigen digitalen Schnittstellen und Aufgabenfelder zu identifizieren: Über welche Dienste oder Server werden Mails verschickt? Welche Social-Media-Präsenzen gibt es und wie lauten die Logins? Wo liegen Redaktionspläne, Verteiler, Kontaktlisten? Auch wenn es keinen generellen technischen oder inhaltlichen Administrator gibt, sollte ein Mitarbeiter damit beauftragt werden,  eine grobe Dokumentation der gesamten Dateistruktur und Informationsarchitektur aufzustellen und vor allem aktuell zu halten.

Beispiele: PC-Logins, falls auf dem Rechner für die Kollegen relevante Inhalte liegen; Mailzugänge; Facebook-, Twitter- u.ä. Logins; Cloudspeicher-Zugänge (Dropbox, OneDrive); Webserver- und Domain-Registrar-Zugänge; Kalender; Verteiler und Adressbücher; Chat-Dienste (z.B. von Skype).

2. E-Mail

Die Mailadresse ist Dreh- und Angelpunkt der meisten Online-Services. Auf Mailadressen können „vergessene“ oder verlorene Passwörter erneut zugesandt werden und hier liegt die meiste Korrespondenz mit Partnern, Kunden und Zulieferern. Daher verdient der Notfallzugriff auf Mailkonten einen eigenen Stichpunkt, weil sich durch ein cleveres Zugangsmanagement viele Probleme verringern oder lösen lassen. Gleichzeitig ist der unbefugte Zugang zu E-Mail-Konten dadurch auch besonders brisant, sodass der Zugriff nur im Notfall erfolgen sollte.

Beispiel: Die Zugangsdaten zum Firmen-Webmailer oder zu den PCs der Mitarbeiter können zentral bei einem Beauftragten hinterlegt werden, oder dezentral bei den jeweiligen Vertretern (etwa Kollegen oder Vorgesetzten). Auf den meisten Arbeits-PCs ist ein Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook installiert, der auch von Kollegen genutzt werden kann.

3. Verantwortlichkeiten und Vertretungen

Nicht nur im Todesfall, sondern auch bei längerer Krankheit oder Abwesenheit (oder einem raschen Ende der Beschäftigung) erweist es sich als sinnvoll, wenn im Unternehmen für jedes Aufgabenfeld mindestens zwei Verantwortliche existieren, die die Prozesse kennen und Zugänge besitzen. Eine regelmäßige „Urlaubs-Übergabe“ auch unabhängig von Urlauben ist sinnvoll.

Beispiel: Der Administrator der Facebook-Seite des Unternehmens sollte einen Vertreter haben, der im Notfall ebenfalls auf dieses zugreifen kann. Facebook erlaubt mehrere Admins jeder Seite. Bloßer Zugang genügt natürlich nicht – im Notfall muss der Vertreter wissen, wo der Redaktionsplan liegt, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt geteilt werden müssen und wie über die Seite zu kommunizieren ist.

4. Dokumentation

Nicht nur Logins zu Firmen-Accounts bei verschiedenen Services sollten festgehalten werden. Es empfiehlt sich auch, bei der ersten Einrichtung neuer Services oder spätestens, wenn der Verantwortliche wechselt, eine knappe Dokumentation anzufertigen. Dazu hat es sich bewährt, einem Kollegen das System schnell zu erklären und dabei ein kurzes Dokument aufzusetzen, in dem der relevante Prozess kurz skizziert wird (ggf. mit Screenshots oder Screencasts).

Beispiel: Ein kleiner Verlag verschickt seine Newsletter mit Mailchimp. Diese Software ist relativ intuitiv bedienbar, in vielen Details steckt aber der Teufel, vor allem, wenn man regelmäßig ähnliche Newsletter verschickt, die einer bestimmten Designvorgabe entsprechen sollen. Daher dokumentiert der Verantwortliche beim nächsten Versand den Prozess Schritt für Schritt. Am einfachsten geht dies per Screencast, etwa mit Quicktime oder der kostenlosen Software Jing. Ein Beispiel: Der Mitarbeiter versendet seinen Newsletter, zeichnet den Prozess auf und erklärt dazu alle seine Arbeitsschritte mündlich. Der Zeitaufwand ist minimal, der Versand dauert dadurch höchstens 20% länger – und beim nächsten Urlaub, im Krankheitsfall oder bei Schlimmerem liegt eine Orientierungshilfe für die Vertretung bereit. Dies senkt auch die Hemmschwelle, Aufgaben anderer Mitarbeiter zu übernehmen.

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